Kostenoptimierung

Sinn und Zweck einer Kostenoptimierung der indirekten Einkäufe ist, für unsere Kunden jährlich wiederkehrende Einsparungen bei gleichbleibender Qualität der eingekauften Produkte und Dienstleistungen zu erzielen. Melioris geht hierbei nach einem bewährten und erfolgreichem Konzept vor. Im folgenden Schema sind die einzelnen Etappen beschrieben.

 

Das Ziel des Pre-Audit ist es, die jährlichen Einsparpotentiale einzuschätzen, welche durch eine Optimierung der indirekten Einkäufe des Kunden möglich sind, sowie deren Umfang zu definieren.

Diese Einschätzung dient dem Kunden als Entscheidungsgrundlage, ob er eine Optimierung durchführen will oder nicht. Das Pre-Audit ist für den Kunden komplett kostenlos und ohne jegliche Verpflichtung.

In der Optimierungsphase folgt Melioris einem umfassenden Beschaffungsprozess für alle Ausgabenkategorien, welche im Pre Audit und mit den Kunden identifiziert wurden. Hierbei setzt Melioris, als Spezialist für diese indirekten Einkäufe, alle spezifischen Optimierungshebel für seine Kunden ein.

Etappen des Beschaffungsprozesses Aufgabe Melioris Aufgabe Kunde Validierung Kunde
Bedarfsanalyse und qualitative Gespräche  
Formalisierung der Lastenhefte    
Validierung der Lastenhefte    
Erhebung potentieller Lieferanten    
Validierung der potentiellen Lieferanten    
Versand der Lastenhefte    
Qualitativen Lieferantengespräche    
Eingang der Offerten    
Analyse der Offerten    
Aufstellung erster Ergebnisse / Validierung der nächsten Schritte  
Verhandlungsrunden mit den Lieferanten  
Präsentation der Ergebnisse und Empfehlungen    
Validierung der Empfehlungen    

Wie der Aufstellung oben zu entnehmen ist, werden die Mitarbeiter des Kundenunternehmens während der Optimierungsphase zeitlich nur in einem sehr geringen Masse belastet. Die Philosophie ist, dass die Berater von Melioris für den Kunden die Arbeit übernehmen. Melioris stellt dem Kunden die Informationen umfassend und transparent bereit, so dass jeweils einfach und klar der nächste Schritt beschlossen werden kann.

Sobald nach der Optimierungsphase der Kunde die finalen Empfehlungen von Melioris validiert hat, begleitet und unterstützt Melioris den Kunden bei der Implementierung der Optimierungsvorschläge.

Die von Melioris durchgeführte Nachprüfung dient als Qualitätsgarantie für den Kunden. Melioris überprüft und stellt sicher, dass die Lastenhefte von den Lieferanten eingehalten werden, die Preise und die Qualität der Produkte und Dienstleistungen passen und die Kundenzufriedenheit hoch ist.

Zudem nutzt Melioris die Nachprüfungsphase um die pro Ausgabenkategorie effektiv erzielten Einsparungen zu berechnen, welche durch die Optimierung erreicht wurden.

Die indirekten Einkäufe

Die indirekten oder nicht-strategischen Einkäufe umfassen alle Ausgaben eines Unternehmens oder einer Organisation, welche nicht direkt in das Endprodukt fliessen oder welche nicht direkt mit der Kernkompetenz des Geschäfts verbunden sind.

Im Falle eines Industrieunternehmens betrifft dies beispielsweise all jene Einkäufe, welche nicht direkt mit der Produktion verbunden sind. Im Allgemeinen sind dies die laufenden Kosten und die Betriebskosten. Diese umfassen unter anderem die Kosten für Büromaterial, Energie, Gebäudereinigung, Logistik, Telefonie, Verpackung oder Werkstatt- und Verbrauchsmaterialien (Link: Liste der indirekten Einkäufe). Je nach Branche stellen diese Kosten im Durchschnitt zwischen 10 und 40% der gesamten Einkäufe dar. Aus unserer Erfahrung stellen wir fest, dass bei den meisten Unternehmen das Volumen der indirekten Kosten unterschätzt wird.

Bei der Bearbeitung der indirekten Kosten sind Unternehmen, in Anbetracht der grossen Anzahl unterschiedlicher Produkte und Lieferanten, auch oft mit einem Zeitmangel und begrenzten Mitteln konfrontiert. Erste Priorität, und dies zu Recht, hat der direkte und strategische Einkauf. Daher ist die aufwändige Optimierung  der indirekten Einkäufe von niedriger Bedeutung, es liegt so aber auch ein nicht zu unterschätzendes Einsparpotential brach. Hier ermöglicht es die Dienstleistung von Melioris, dass der Kunde diese Optimierung trotzdem erhält und ohne Aufwand und Kosten von den Einsparungen profitiert.

Liste der indirekten Positionen

Hauptposten
  • Abfallentsorgung
  • Autoleasing
  • Autovermietung
  • Berufskleidung (Kauf, Miete, Waschservice)
  • Büro- und Gebäudereinigung
  • Bürobedarf
  • C – Teile
  • Chemische Produkte
  • Druckarbeiten
  • EDV
    • Leasing
    • Verbrauchsmaterial
  • Energiekosten
    • Flüssiggas
    • Elektrizität
  • Express-Sendungen
  • Fotokopiermaschinen (Leasing, Preis pro Seite)
  • Frachtgut
  • Gebäudeüberwachung (Rundgänge)
  • Gebäudeunterhalt (Heizungs-, Kälte-, Klima-, Lift-, Lüftungs- und Sanitärtechnik)
  • Getränke
    • Kaffeemaschinen
    • Wasserspender
  • Paketversand
  • Papier
  • Reinigungsprodukte
  • Reinraumreinigung
  • Sanitärhygiene
  • Sonderabfallentsorgung
  • Technische Gase
  • Telefonie
    • Fixtelefon
    • Mobiltelefon
  • Toner und Druckpatronen
  • Treibstoff
  • Verpackung
  • Werbung & Marketing
    • Agentur- & Pressearbeit
    • Medienbereich
    • Papier & Druck
    • Studio
    • Verteilung & Auslieferung
  • Zeitarbeit
Nebenposten
  • Brandschutz
  • Büromöbel
  • EDV
    • Lizenzen
    • Support
    • Wartung
  • Energiekosten
    • Benzin & Diesel
    • Heizöl
  • Externe Lagerkosten
  • Internet-Zugang
  • Kartengebühren
  • Mehrwertsteuer im Ausland
  • Messestand
  • Outsourcing
    • Buchhaltung
    • Lohnabrechnungen
    • usw.
  • Reisekosten
  • Rekrutierung / Aussenvermittlung
  • Revisionsstelle
  • Seminarkosten
  • Transaktionskosten Kartenzahlung
  • Umzugs-Service
  • Versicherungen
  • Werbeartikel
  • Web-Site Hosting

Die Honorierung

Im Rahmen der Kostenoptimierung wird Melioris ausschliesslich auf einem Teil der real erzielten Einsparungen honoriert. Es fallen somit für den Kunden keine Kosten an. Es werden nachhaltige und jährlich wiederkehrende Einsparungen erzielt.

Melioris geht jedes Optimierungsprojekt individuell an. Melioris hat keine Verträge mit Lieferanten, erhält auch keine Provisionen oder Kickbacks von Lieferanten. Dies gewährleistet unsere Objektivität und Neutralität gegenüber dem Kunden. Melioris handelt einzig und alleine im Interesse des Kunden, alle Vorschläge und Empfehlungen dienen der bestmöglichen Lösung für den Kunden.