La méthodologie achats au service de l’optimisation des coûts de transport

Par Bruno Templier, Directeur chez Melioris

La plupart des clients de Melioris ne travaillent pas uniquement sur le territoire national mais commercialisent aussi des produits et des services à l’international. La maîtrise durable des coûts (Qualité, Prix, Délai) de transport est une priorité dans les objectifs d’optimisation de Melioris. Toute variation à la baisse ou la hausse des coûts de transport vient immédiatement améliorer ou dégrader la marge de notre client.

La diversité géographique des sourcings, l’internationalisation des achats et le suivi des évolutions douanières renforcent la complexité de la chaîne logistique. Ajouté à cela, une situation économique instable, des prix du pétrole fluctuants et des taxes environnementales en hausse structurelle font que la négociation des dépenses liées au transport doit être parfaitement maîtrisée pour atteindre des résultats positifs.

La mission de Melioris est d’optimiser les coûts et va prendre le temps de suivre une méthodologie définie qui a fait ses preuves.

Melioris investit du temps dans cette phase d’optimisation, de la validation de l’existant jusqu’à la réalisation d’optimisation de coûts, tout en restant très économe du temps de ses clients.

Les facteurs clés de la réussite résident essentiellement dans une méthodologie efficace adaptée à l’organisation et aux spécificités du client.

Les critères de sélection des fournisseurs établis dans la phase amont du projet permettront de créer une relation de partenariat avec le ou les prestataires qui, à leur tour, bénéficieront d’un large portefeuille d’opportunités. L’objectif d’une optimisation des coûts est de créer ce cercle vertueux qui permettra à toute l’organisation d’être plus efficace !

Interview de Sébastien Bonnefous, « Consultant junior en année en entreprise » chez Melioris

Sébastien a passé une année au sein de Melioris dans le cadre de ses études, l’occasion de faire un bilan avec lui :

Sébastien, qui es-tu et ou as-tu étudié ?

J’ai intégré Melioris en août 2012 comme consultant junior pour une durée d’un an. Je suis issu d’une école de commerce en France qui se nomme la Rouen Business School. En 2012 cette école s’est classée 7ème meilleure école de commerce en France. Dans mon cursus Master, je me suis spécialisé en achat et supply chain. Ah oui, j’ai bientôt 23 ans.

Quelles étaient tes attentes en postulant chez Melioris ?

Par rapport à un stage opérationnel et gérer des flux au quotidien dans les achats, j’ai voulu privilégier la réflexion et l’analyse de la performance opérationnelle et financière d’un service achat.

Je souhaitais aussi gagner en expérience dans les achats indirects, ces achats qui ne rentrent pas dans les produits finis. Quelle que soit l’entreprise qui m’emploiera plus tard, elle acquerra sans aucun doute ces catégories d’achat, et je pourrai justement prétendre à une expérience.

En restant une année en entreprise je voulais devenir opérationnel, recevoir certaines responsabilités et développer ma prise d’initiative.

D’où vient ton attrait pour le monde des achats ?

Comme c’est ma première expérience tangible en achat, mon attrait pour les achats était académique. J’ai une affinité pour les mathématiques à application concrète. En cela les achats correspondent bien car il est possible de calculer les résultats issus de mon travail.

D’autre part, les achats sont un secteur en plein développement. La crise financière n’y est pas étrangère car les réductions de volume et les baisses de budget doivent être gérées par les acheteurs dans le but de continuer de dégager des marges en réduisant les coûts.

Quelles tâches t’ont été confiées au début ?

Durant les premiers mois, Fabrice, mon responsable de stage et consultant achat senior a été très rigoureux dans ma formation. Nous définissions ensemble, pour chaque projet, les prochaines étapes à réaliser et je lui reportais de l’avancement des projets plusieurs fois par semaine. D’autre part, mes tableaux d’analyse étaient contrôlés. J’ai trouvé normal et rassurant cette manière de faire car Fabrice m’a ainsi guidé dans l’apprentissage des spécificités des différentes catégories d’achat.

Chez Melioris, nous avons la particularité de suivre nos clients dans l’implémentation de nos recommandations pendant une période de 2 ans. Mes premières tâches furent de suivre la bonne implémentation des nouveaux processus achats puis de calculer l’impact effectif de nos recommandations pour chaque catégorie de dépenses.

C’est très formateur, car cela nous apprend à communiquer avec le client, à gérer la relation avec les fournisseurs et à se familiariser avec la philosophie Melioris. J’ai dû apprendre à comprendre l’univers des clients afin de scrupuleusement respecter toutes leurs exigences.

Puis ensuite ?

Après ces premiers mois de formation intense, et comme je délivrais de bons résultats, mon responsable de stage m’a graduellement donné certaines responsabilités. J’ai pris petit à petit certaines décisions, toujours sous sa supervision.

Par la suite, parce que je répondais aux attentes, j’ai acquis en autonomie et j’ai pu mener des projets par moi-même. J’avoue avoir eu énormément de plaisir à réaliser ces tâches d’optimisation. Dans tous les cas, ma recommandation finale était validée par mon responsable de stage. Le sentiment d’apprendre tous les jours est très agréable et Fabrice m’a adéquatement encadré. Nous formions un binôme, une équipe.

Comment s’est passé ton intégration dans l’entreprise Melioris ?

L’ambiance chez Melioris est très humaine. Je me suis senti très bien accueilli autant par la hiérarchie que les autres consultants.

J’ai bénéficié d’une double formation : par mon responsable de stage et par les autres collaborateurs avec lesquels j’interagissais quotidiennement. J’ai apprécié de sentir un haut niveau de compétence parmi les consultants senior et la force commerciale. J’ai été considéré comme un collaborateur à part entière et je me suis senti très valorisé par la confiance que toute l’équipe m’a témoignée.

De plus, j’ai trouvé la Suisse et les Suisses très accueillants. Pour un jeune, des villes comme Genève ou Lausanne sont très attractives. D’autre part, certains abonnements de train permettent de voyager dans toute la Suisse pour un coût intéressant. Et ce ne sont pas les choses à faire qui manquent !

Ta vision des achats a-t-elle évolué en une année ?

De ma formation académique à la pratique, il y a un grand pas. Je ne me rendais pas compte à quel point les achats sont centraux dans une entreprise par exemple industrielle et combien la communication entre le département achat et les opérationnels internes à l’entreprise est importante.

Sur quelles catégories d’achats as-tu travaillé ?

J’ai eu l’opportunité de travailler pour 6-7 clients dans des secteurs variés comme la machine-outil, le décolletage, des composants électroniques, des métaux précieux, des composants médicaux et des instruments de précision.

Chaque catégorie d’achat m’a intéressé dès le moment ou la problématique diffère de client en client. J’ai pu participer à l’optimisation de catégorie telle que les envois de fret, les travaux d’impression, la gestion des déchets ou encore certains types d’emballages.

Ton avenir ?

Dans un avenir proche, je vais continuer mon cursus achat en Allemagne pendant un an. A la suite de quoi je me verrais bien soit réintégrer Melioris, soit travailler aux achats d’une PME, qu’elle soit industrielle ou autre. Melioris m’a donné l’opportunité de pouvoir m’affirmer dans les achats et ainsi de pouvoir cibler mon futur métier.

Sébastien, merci de cette interview. Nous te souhaitons bon vent pour la suite de ta carrière professionnelle !

Achats de production: Eurotab - Optimisation des achats d’emballages industriels

Par Carole Rosen, Consultante achat senior chez Melioris

Melioris a accompagné la direction des achats d’Eurotab dans l’analyse et l’optimisation de ses achats liés à l’emballage pendant le 1er semestre 2011.

Le développement de l’activité de l’entreprise pousse Eurotab à être de plus en plus exigeant avec ses partenaires et fournisseurs. Demeurer compétitif, performant et efficace en interne est primordial, s’assurer que ses fournisseurs se posent les mêmes problématiques l’est tout autant.

Etat des lieux

Eurotab a toujours considéré ses prix d’achats comme stratégiques. Les prix des emballages ont toujours été négociés et les acheteurs travaillent en étroite collaboration avec l’équipe R&D/Packaging afin d’optimiser les spécifications des emballages.

L’intervention de Melioris a permis à l’équipe achats de se concentrer sur d’autres projets stratégiques tout en réalisant une optimisation d’ampleur sur la totalité de leurs emballages.

Le portefeuille achats pris en compte était d’environ 4 millions d’euros annuels répartit en 8 grandes familles  d’achats :

• boîtes carton
• flowpacks
• flowpacks hydrosolubles
• pots
• couvercles
• seaux
• étiquettes
• caisses américaines

Plus de 50% de ces emballages étaient à base de matières plastiques, dans un contexte de hausse de prix des matières premières.

Processus

Afin de réaliser cette étude Melioris a utilisé un processus d’achats relativement classique mais ayant pour avantage de mener en parallèle les appels d’offres des huit familles d’emballages.

Ainsi Eurotab a pu bénéficier des premières baisses de prix dès le quatrième mois de projet. Les portefeuilles les plus stratégiques et nécessitant des tests de production ainsi que le transfert de nombreux designs ont été implémentés au plus tard 8 mois après le début de l’étude.

Leviers utilisés

Afin d’optimiser le portefeuille de la société Eurotab, Melioris a dû travailler avec les fournisseurs sur différents leviers d’achats en fonction du portefeuille traité.

En débutant le processus par un sourcing fournisseur à l’échelle européenne, nous avons pu, en accord avec notre client remettre en question certains prestataires en place.

La préparation de cahiers des charges complets en terme d’attente achats, supply chain et techniques ont définit la base de travail.

Il a été essentiel de réaliser, pour chaque portefeuille, une phase d’étude approfondie pouvant inclure : la décomposition des coûts, l’analyse des spécifications, la taille des outillages des fournisseurs, l’optimisation des lots d’approvisionnement ainsi que le regroupement des volumes.

Ceci a permis de challenger les fournisseurs et d’obtenir des prix d’achats optimisés.

Résultats

Dans une période de hausse des matières plastiques et dans le domaine déjà très optimisé des produits de grande consommation, l’étude a apporté des résultats très satisfaisants.

Les prix d’achats ont été améliorés de manière satisfaisante avec seulement 13% de changement de fournisseurs.

De plus certaines hausses de prix ont pu être repoussées et un système clair d‘indexation a été mis à jour avec les fournisseurs afin de pérenniser les accords commerciaux.

Notre valeur ajoutée 

Le projet conduit par Melioris a permis une optimisation de la performance achats en validant la qualité produit, en maintenant des délais optimaux pour la production et en obtenant des baisses de prix unitaires sur les produits de cartonnages ou de plastiques (hors matières premières).

La palette en bois : un potentiel d’optimisation

Par Alexandre Blachon, Consultant achat senior chez Melioris

Pour la petite histoire, la palette de manutention a été créée aux Etats-Unis au début des années 40 par le dépôt des équipements de la Marine de Brooklin. Ce service envisagea la construction de palettes adaptées à la surface des wagons puis des semis. Le capitaine Charles D. Kirk et son adjoint le lieutenant Walter T. Sheldon ont donc pris pour base le plancher d’un wagon qui fut divisé en carrés de 1.20 mètre de côté.

70 ans plus tard, les besoins des entreprises suisses ont atteint 424’900 m³ de bois par année pour travailler, construire ou réparer des palettes et des caisses. En chiffres :

• La fabrication des palettes perdues a représenté le domaine le plus important, avec près de 162’800 m³ de bois pour 4,65 millions de palettes.
• Les 1'600'000 caisses ont été produites avec près de 135'000 m³ de bois
• Près de 2 millions de «nouvelles» palettes standard (EUR/EPAL) ont été utilisées pour environ 90’000 m³ de bois. Et 21’000 m³ ont été nécessaires pour réparer quelques 1,4 millions de palettes EUR/EPAL défectueuses

Un des nombreux intérêts d’être consultant achat chez Melioris est notamment de pouvoir travailler avec une grande variété de clients. Les palettes bois sont assurément un des postes de dépenses que nos clients industriels ont le plus en commun : nous rencontrons aussi bien des empilements de palettes « euros » disposées sur le parking ou au fond d’une halle que des stocks de palettes spécifiques prêtes à être montées en fonction des besoins, ou encore des palettes dont le client ne sait plus quoi faire.

Notre démarche d’optimisation est d’autant plus intéressante que nous avons à chaque projet une problématique différente, que ce soit dans l’utilisation de la palette ou dans le sourcing à réaliser.

Finalement à partir de l’existant et de la compréhension des besoins de nos clients, nous allons axer notre réflexion sur plusieurs aspects :

• Types de palettes : bois contreplaqué, bois, plastique, aggloméré, etc. La réflexion est axée sur son utilisation et sur le matériel transporté
• Organisation logistique : délais de commande et de livraison, stockage sur site / Consignation, nombre de transports effectifs vs. nécessaires, etc. Réactivité et organisation du prestataire, localisation, coût du transport, etc.
• Qualité des palettes utilisées: Neuves ou d’occasion. Traitement phytosanitaire nécessaire (NIMP15). Solidité des palettes (sur ou sous qualité), etc.
• Propositions d’alternatives: Validation du produit par rapport aux besoins du client : optimisation de la conception qui permettrait une meilleure utilisation tout en optimisant la matière première, analyse des flux des déchets, etc.

En fonction de tous ces aspects, Melioris formalise un cahier des charges détaillé dans le but de lancer un appel d’offres et propose en fonction des besoins de notre client un certain nombre de prestataires. Comme toujours, Melioris est totalement indépendant de tout fournisseur.

Melioris gère aujourd’hui un large panel de fournisseurs de palettes dont les critères répondent à des exigences diverses. Ces fournisseurs sont basés en Suisse ou dans les pays voisins.

Ce panel évolue en fonction de nos expériences et de la gestion de projets chez nos différents clients. Le benchmarking est permanent.

Les projets d’optimisation sur cette catégorie d’achat permettent à nos clients de réaliser des économies substantielles de l’ordre de 10% à 30%, et ceci tout en maintenant un niveau de qualité équivalent voire amélioré!

Ci-dessous le cycle de vie de la palette bois en image :

Source : étude réalisée par le syndicat des industries et des palettes bois. Février 2013.

Démarche achat pour des biens d’investissement dans les établissements médicaux sociaux (EMS)

Par Carole Rosen, Consultante achat senior chez Melioris

Dans différents secteurs d’activités l’achat de biens d’équipement est une démarche stratégique puisqu’elle contribue au bon fonctionnement de l’activité. Gérée de manière optimale, elle peut  également être source d’économies significatives.

Grâce à son équipe de spécialistes achats et à ses managers de projet, Melioris peut vous accompagner efficacement dans vos projets d’acquisition de biens et services.

Un projet type : L’ouverture d’établissements médicaux sociaux sur Genève

Dans le cadre de l’ouverture de quatre établissements médicaux sociaux (EMS) dans le canton de Genève durant le premier semestre 2011, Melioris, en partenariat avec Orgalog, a mené à bien un projet d’achats groupés de biens d’investissement et de services.

L’étude initiée par l’un des quatre EMS avait pour objectif d’organiser un processus d’achat en commun aux nouveaux établissements. N’ayant ni les ressources compétentes à cette démarche, ni le temps nécessaire à la bonne conduite de ce projet, les établissements ont fait appel à nos services afin de leur assurer la coordination d’une démarche achats structurée et professionnelle.

Processus et résultats

Le but des EMS était de s’équiper en matériel de très bonne qualité tout en optimisant leur budget.

Pour cela la définition précise des besoins a été réalisée avec tous les établissements afin de permettre à Melioris de créer des cahiers des charges complets et détaillés.

Grâce à une méthodologie achats structurée, Melioris a ainsi pu mettre en concurrence les différents prestataires sélectionnés.

Suite aux appels d’offres et afin de coordonner la prise de décision de leurs clients, Melioris peut créer des outils d’analyse spécifiques.

Dans le cadre des EMS, nous avons élaboré des comparatifs de spécifications techniques et de prix. Sur cette base une short list de fournisseurs a été déterminée et des show-rooms ont été organisés. Lors de ces show-rooms nous avons préparé des tableaux d’évaluation notés et pondérés afin de finaliser leur choix sur des critères qualité/prix très clairs.

Les résultats du projet furent très positifs puisque chaque établissement a bénéficié d’économies situées entre 15 et 36% en fonction des postes d’achats.

En résumé

La réussite de ce projet a permis aux établissements de réduire significativement le montant de leurs investissements afin d’utiliser leurs ressources pour d’autres projets ou d’améliorer les prestations à leurs résidents. Ils ont, en fonction des dossiers, acheté ou non leurs équipements chez les mêmes prestataires, le projet leur ayant permis d’optimiser les tarifs de leurs besoins communs ainsi que de leurs besoins spécifiques.

Les achats de biens d’investissement

Les projets d’investissement vus des achats peuvent être complexes et longs. Plus que tout autre, ces projets imposent un travail en équipe pluridisciplinaire, mettant en œuvre des leviers techniques aussi bien que financiers et nécessite d’avoir une vision long-terme.

En fonction de la structure de l’entreprise, l’intervention d’un cabinet extérieur peut apporter le temps et la compétence nécessaire à la mise en ouvre d’une telle démarche.

La prestation de Melioris a l’avantage d’être très flexible, pouvant ainsi répondre à des besoins dans le domaine tertiaire, médical ainsi que dans les entreprises industrielles.

Notre prestation

Si vous avez des questions sur ce domaine spécifique ou le besoin d’un accompagnement dans une démarche d’investissement ponctuelle, quel que soit votre secteur d’activité, contactez notre responsable commercial Arnaud Jobin. Ensemble, nous trouverons la solution achat adaptée à vos besoins.

Conférence : « La démarche qualité dans les achats hors production »

Jeudi 27 septembre 2012 dès 17h30 à Uni Mail, Genève

Organisée conjointement par Swiss Association for Quality, l’Université de Genève et Achat Performance, cette conférence traitera du « rôle des achats dans le SMQ et les outils d’excellence ».

Melioris présentera son expertise sur « la démarche qualité dans les achats hors production ». La problématique spécifique de la démarche qualité dans les achats hors production et un focus sur le coût de la qualité vs le coût de la non-qualité seront notamment détaillés par Melioris.

Pour toute information complémentaire veuillez contacter Melioris

Le Facility Management : une prestation sur mesure

Par Fabrice Grière, Consultant achat senior chez Melioris

Unsere Kunden beauftragen uns vermehrt, ihre Ausgaben für das Gebäudemanagement zu optimieren. Wie sieht die Organisation aus, um die Effizienz zu steigern? Wo gibt es betriebswirtschaftliche Anpassungen? Inwiefern kann Melioris Unterstützung leisten?

Diese und andere Fragen, werden wir ihnen im nachfolgenden Artikel beantworten: Facility Management (FM) auch Liegenschaftsverwaltung oder Anlagenmanagement genannt, bezeichnet die Verwaltung und Bewirtschaftung von Gebäuden, Anlagen und Einrichtungen. Diese Verwaltung kann von externen Dienstleistern übernommen werden. Das Ziel des Facility Management ist es, die Qualität der Leistungen zu verbessern und dennoch Kosten zu sparen. Quelle: Wikipedia

Im Rahmen der Verwaltung von C-Klasse Ausgaben hat Facility Management durch Outsourcing ein großes Wachstumspotential: Die Unternehmen können sich dadurch auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Externe Partner sind zudem flexibler und günstiger (Qualität, Preis, Frist) als interne Lösungen.

Optimisez les dépenses liées à la gestion opérationnelle des bâtiments et celles liées à tous les services aux collaborateurs est une demande de plus en plus fréquente de nos clients. Comment mieux s’organiser pour gagner du temps ? Quels sont les leviers d’économies ? Qu’est ce que Melioris peut vous apporter ? sont autant de questions que l’on va aborder ci-dessous:

Le Facility Management (FM) consiste en une gestion globale des fonctions support de l’entreprise (services généraux) par des prestataires de services tiers spécialisés. La problématique principale du Faciltiy Management est d’améliorer la qualité des prestations dans le cadre d’une réduction de coûts. Source : Wikipédia

Dans la gestion de dépenses non stratégiques / hors production, le FM dispose d’un potentiel fort de croissance où l’externalisation est porteuse : recentrage des entreprises sur leurs cœurs de métiers, flexibilité d’un partenaire externe et bien sûr optimisation et amélioration des coûts (Qualité, Prix, Délai) dans la durée.

Toutes ces prestations sont à la carte pour le client qui les choisi en fonction de ses besoins et de sa stratégie d’externalisation. Cette action va permettre de mutualiser les moyens et les équipes qui interviennent sur site et donc les dépenses directement liées aux différents contrats  négociées par le prestataire FM. Le prestataire va pouvoir gérer tout ou partie du périmètre en mettant à niveau tous les services, valider une organisation du travail optimale et intégrer une maintenance proactive tout en suivant l’évolution de la réglementation.

Certains de nos clients souhaitent conserver leurs compétences en interne sur des prestations comme la gestion d’une salle blanche par exemple ou la gestion des déchets. D’autres souhaiteront à l’inverse externaliser cette prestation. Cette notion de « à la carte » permet de travailler progressivement avec un partenaire en intégrant au fur et à mesure de nouveaux services qui apportent une valeur ajoutée quantitative et qualitative !

Tous les services notés ci-dessous sont ces prestations qui peuvent entrer dans un contrat global de FM

MULTITECHNIQUE: Entretien des bâtiments et  installations

• Aménagement divers
• Gestion de l’espace
• Ascenseurs
• Chauffage - Ventilation -   Climatisation
• Contrôle techniques légaux
• Courant fort et faible
• Entretien des installations
• Travaux
• Sécurité incendie et surveillance à distance

MULTISERVICE: Services aux collaborateurs et utilisateurs des locaux

• Courrier
• Gestion des salles de réunions
• Economat
• Accueil
• Archivage
• Restauration collective
• Nettoyage des locaux
• Gestion des espaces verts et des déchets

Le renforcement de partenariats fournisseurs qui sera considéré comme un « actif » de l’entreprise contribue à la performance achats. Cette notion de valorisation de la relation fournisseur ne peut pas reposer sur une multitude de fournisseurs mais bien au contraire sur un nombre restreint et très motivés.

Des économies annuelles proche de 10, 15 à 20% sont courantes tout en maintenant voir en augmentant la qualité du service. De plus, les charges fixes d’hier deviennent des charges variables avec des coûts globaux de prestation bien plus souples.

Le pilotage du FM en interne reste une nécessité pour assurer son bon fonctionnement : les économies générées doivent être appréciées avec une certaine perte de compétences en interne.

Comme indiqué sur le graphe à droite, Melioris aborde ce type d’approche avec son client : les compétences qui ont un impact direct sur l’activité de l’entreprise ne doivent pas être externalisées. Melioris travaillera sur une analyse achats en fonction de la prestation ou un ensemble de prestations et accompagnera une entreprise de FM ou pas.

Schulthess Maschinen AG

Schulthess Maschinen AG développe, produit et distribue des lave-linge, sèche-linge et machines de blanchisseries de la marque Schulthess pour les ménages, les professionnels et les blanchisseries industrielles. Ses produits sont vendus en Europe par le biais d’une commercialisation directe ou de revendeurs. Toutes les machines – arborant une marque du groupe ou un label privé – sont fabriquées en Suisse, sur le site de Wolfhausen. Doté d’installations ultramodernes, ce site constitue également le siège de Schulthess Group.
Comment vos achats sont-ils structurés aujourd’hui ?

Les achats stratégiques de Schulthess Maschinen AG sont répartis selon nos différentes catégories de produits, à savoir entre le marché des ménages et celui des clients professionnels. Cette organisation est soutenue par la méthode Kanban pour assurer les commandes.

Gion A. Huonder: Depuis 24 ans, Monsieur Gion A. Huonder travaille dans l’entreprise Schulthess Maschinen AG, et depuis 14 ans, en tant que membre de la Direction, il dirige le département Production & Logistique.

Faites-vous une différence entre les achats stratégiques et non stratégiques ?

En principe oui. Ces deux types d’achats sont séparés dans la comptabilité mais gérés par la même équipe. Par contre la pondération des deux secteurs n’est pas la même. Les achats stratégiques sont en constante phase de modification et d’optimisation, ce qui n’est pas le cas pour les achats non stratégiques. Ces derniers ne sont pas toujours traités avec le respect des principes économiques qu’il faudrait.

Pourquoi avez-vous décidé de travailler avec Melioris ?

L'impression positive du concept de la société Melioris était décisive pour la décision d'une collaboration. Au départ, Melioris a effectué un audit préliminaire sur nos achats hors production et ils nous ont informés du potentiel d’économies qu’ils pourraient nous aider à réaliser. Cet audit était gratuit et sans engagement pour nous. Cette démarche m’a permis de présenter ce projet en interne avec des faits et des chiffres déjà étudiés, ce qui a aidé à franchir les premiers obstacles. Nous avons pris aucun risque ni n’avons eu de coût.

A quoi avez-vous pensé après la présentation des économies potentielles et concernant la réalisation de celles-ci ?

A ce moment là je n’ai pas pensé que les objectifs pourraient être atteints.

Le résultat vous a-t-il satisfait ?

Nous sommes très satisfaits du résultat. Melioris a été pour nous un partenaire très compétent. Grâce à leur professionnalisme, les résultats ont même dépassé les objectifs, ce qui nous a confirmé que nous avions pris la bonne décision.

Quel est votre avis sur votre collaboration avec Melioris et que disent vos collègues de ce projet ?

Nous estimons la collaboration avec la société Melioris comme très profitable. La communication ouverte et la haute compétence sociale du manager de projet a permis d’avoir très vite un accès avec les personnes concernées. Nos employés ont ressenti cette collaboration comme très professionnelle, motivante et ont été rapidement convaincu de l’utilité et de la valeur ajoutée du projet.

Avez-vous remarqué des changements dans les postes optimisés ?

A la suite à des recommandations certaines démarches ont été modifiées lors d’achats non stratégiques. Ces modifications permettent une réduction assez conséquente du travail administratif. Pour quelques postes la phase d’implémentation prend un peu plus de temps afin d’adapter les processus mais je suis convaincu que nous allons bientôt obtenir les résultats escomptés.

Quelle vision avez-vous sur les consultants Melioris ?

Les consultants Melioris nous ont convaincu par leurs connaissances du métier. J’ai trouvé leur démarche réfléchie, organisée, opérationnelle et allant droit au but. Au travers de questions précises, les consultants ont très vite acquis une vision d’ensemble bien que notre culture et notre environnement soient différents du leur.

Votre relation avec les fournisseurs a-t-elle changé ?

La collaboration avec nos fournisseurs était et est restée très bonne. Nous n’avons eu aucun écho négatif de leur part.

Avez-vous eu des doutes en engageant Melioris au vu de la petite taille de leur structure ?

Au contraire, nous apprécions beaucoup la collaboration avec les petites structures. Pour nous il est important d’avoir un accès direct avec les bons interlocuteurs dans les entreprises. Les petites structures sont généralement plus flexibles dans beaucoup de domaine.

Quelle est la plus grande valeur ajoutée que Melioris vous ait apporté ?

Dans une journée, beaucoup d’activités se déroulent en parallèle, sans que nous puissions apporter notre attention sur chacune. De ce fait, le volume des achats non stratégiques a été largement sous-estimé de notre part. Melioris a mis le doigt sur des sujets que nous ne voyions plus. La plus grande valeur ajoutée apportée par Melioris est de nous avoir ouvert les yeux sur les potentiels d’économies inattendus sur nos achats hors production, et nous savons dorénavant comment les identifier.

Suite à ces optimisations avez-vous fait des changements organisationnels ou structurels ?

Le projet est encore trop récent pour qu’on puisse parler aujourd’hui de changements dans la structure ou dans l’organisation. Par contre je suis convaincu que nous allons refaire un projet de taille comparable avec Melioris dans quelques années. Nous voulons continuer de profiter des compétences professionnelles de Melioris dans le temps.

Quel est votre avis sur la durée de 3 mois d’un projet ?

Au départ j’étais sceptique par cette durée car je la trouvais trop courte. Durant le projet j’ai révisé mon opinion et maintenant je suis d’avis que cette durée est réaliste. Une durée plus courte du projet aurait signifié une plus grande sollicitation de nos employés. En 3 mois, je peux vous assurer que leurs tâches quotidiennes n’ont pas été impactées.

Conclusion :

Les résultats ont confirmé que notre décision de travailler avec Melioris était la bonne. Nous avons pu identifier d’importantes d’économies que nous sommes entrain de réaliser aujourd’hui. Avec Melioris, nous avons fait la connaissance d’un partenaire très compétent et nous aspirons à de futures collaborations.

Je vous remercie Monsieur Huonder pour cette interview !

Propos recueillis par Roger Burch

Optimisation des dépenses d’impression bureautique

Par Fabrice Grière, Consultant achat senior chez Melioris

Les coûts d’impression bureautique (matériels, maintenance, consommables, papier) représentent en moyenne 5% à 8% des dépenses d’achats hors production d’une entreprise. Il s’agit donc d’un poste de dépenses non négligeable.

Les outils d’impression sont utilisés différemment  d’un service à un autre et/ou d’un utilisateur à un autre. Les problématiques de gestion des solutions d’impressions sont donc nombreuses :

1. Selon les aspects techniques relatifs aux différents services (Informatique / Marketing / Achats / Logistique et autres)
2. Selon les besoins de chaque utilisateur : impression NB et/ou couleur / Format d’impression / scan to mail / brochures, fax etc.
3. Selon les critères de confidentialité (Services RH / Financiers / Direction Générale)
4. Selon les critères économiques de l’entreprise : coût des imprimantes / de la maintenance /des consommables.
5. Selon l’objectif de la politique d’impression de l’entreprise alliant l’optimisation des prix et le développement durable

La démarche d’optimisation des coûts doit commencer par un audit global, qui s’articule autour d’un inventaire machines et d’interviews auprès des utilisateurs pour comprendre comment sont générés les documents.

Une fois cet audit réalisé, un document d’appel d’offres peut être travaillé en prenant en compte tous les aspects mentionnés ci-dessous :

1. Les aspects techniques définis avec les utilisateurs et les services concernés :
   1. Matériels, cadence d’impression, machines noir blanc et/ou couleur, options d’agrafage, de pliage ou de perforation
   2. Partage des supports d’impression entre les utilisateurs/services: la mise en réseau
2. Les aspects d’organisation de l’environnement de travail :
   1. Implantation géographique des matériels : importance de travailler sur le temps effectif passé par les collaborateurs pour aller chercher  leurs documents imprimés.
   2. Sécurité des documents : utilisation d’un identifiant personnel (code, badge ou empreinte digitale). La mise en commun des moyens n’est donc plus un souci !
3. Les aspects financiers : avantages et inconvénients de l’achat ou de la location et des durées d’investissements
4. Les aspects quantitatifs : volumes annuels d’impression/copie
5. Les aspects contractuels : définition d’un contrat cadre de maintenance : temps d’intervention sur site en cas de panne par exemple

L’appel d’offre envoyé à quelques fournisseurs pré-qualifiés va nous permettre d’identifier un prestataire privilégié où les sources d’économies vont venir de :

• L’optimisation des prix d’achats de matériels et de consommables. Standardisation des produits
• L’optimisation de l’organisation interne: regroupement des matériels autour d’un centre d’impression en lieu et place de matériels individuels optimise le prix de la copie ou de l’impression
• L’optimisation des coûts liés à la gestion du parc machines : moins de panne et maintenance informatique contrôlée

Par ailleurs, plusieurs nouveaux développements permettent également d’identifier des économies : la GED et l’externalisation :

1. Optimisation de tous les flux papier de l’entreprise en mettant en place une Gestion Electronique de Documents (GED).  Cela permet une dématérialisation et un archivage de tous les documents d’une entreprise. La mise en place d’un tel système est dans la majorité des cas rentable à terme, mais nécessite un investissement important et un engagement fort dans le temps de la part de l’ensemble des équipes.
2. L’externalisation de tâches qui génèrent un grand nombre d’impressions comme la gestion d’envois de facture par exemple. L’intervention d’une entreprise externe spécialisée va permettre d’optimiser les coûts liés à ce type de travaux en utilisant des personnes dédiées qui utilisent des machines adéquates aux grosses productions.

Les projets d’optimisation d’achats permettent aux entreprises de faire des économies de l’ordre de 20% à 50%, et de contribuer à la préservation de l’environnement : réduire le nombre de consommables, maîtriser les volumes et convaincre les collaborateurs du bienfait de telles dispositions sont nos (et vos ?) objectifs de demain !

Force du Franc Suisse et impact sur les achats

Par Arnaud Jobin, Responsable commercial chez Melioris

Largement commentée dans les médias depuis l’été passé, la force du Franc Suisse que nous connaissons a un impact direct sur le chiffre d’affaires, le carnet de commande et la rentabilité des entreprises exportatrices en zone Euro ou en zone Dollar US.

Comme conséquence, les marges opérationnelles se retrouvent sous pression. Une enquête menée par SWISSMEM indique qu’en octobre 2011, 36% de leurs entreprises membres ont enregistré des pertes et que 35% des entreprises s’attendent à une évolution négative des commandes en 2012 *.

L’apport principal de Melioris est de générer des économies récurrentes sur les achats hors production de ses clients. De ce fait, nos services offrent une part de réponse à cette problématique. Les économies que nous réalisons pour nos clients allègent, dans une certaine mesure, la pression exercée par la force du franc sur leur résultat d’exploitation.

De plus, certains de nos clients nous lancent de nouveaux défis vis-à-vis de leurs achats : comment aller chercher des gains sur des achats (production et hors production) qui peuvent être achetés en zone Euro à des prix unitaires bien plus compétitifs ? Comment travailler au plus juste avec des fournisseurs nationaux sur des projets d’optimisations de produits ou de services venant de l’étranger ?

Notre performance achats s’exprimera sur le coût global proposé par les prestataires actuels, ou par de nouveaux fournisseurs où les contraintes logistiques et d’organisation interne propre à notre client devront être calculées au plus juste.

Dans cette période de franc fort, la performance des achats doit être à la hauteur des contraintes qui s’imposent aux sociétés basées en Suisse !

*article du 14 nov 2011 ‘Situation tendue dans l’industrie MEM’, Swissmem.ch